ניהול תגיות ב- Gmail

תיבת הדוא"ל הפופולרית Gmail מעמידה לרשותכם אפשרויות רבות כדי לארגן את הודעות הדוא"ל בצורה נוחה.
עם המעבר להתנהלות מרוכזות של ההתכתבויות ממערכת ההודעות לשימוש בדוא"ל ישנה חשיבות רבה עוד יותר להכיר את האפשרויות השונות לניהול נכון ויעיל של תיבת הדואר שלכם. מדריך זה יציג בפניכם את האפשרויות השימושיות הקיימות בתיבת הדואר של Gmail לניהול נכון ומסודר של הודעות הדוא"ל שלכם .

נושאי ההדרכה: 

1. הוספת תווית
2. שיוך תווית להודעות
3. יצירת פילטרים אוטומטיים

1. הוספת תווית

תווית (Lables) ב- Gmail משמשים כדי לסדר את הודעותיכם בצורה נוחה ומהירה בחלוקת הדוא"ל לקטגוריות.
איך זה שונה מתיקיות ? 
אומנם במובנים מסוימים תגיות דומות לספריות אך השוני בתגיות הוא שניתן להגדיר מספר תוויות לכל דוא"ל.

כדי להוסיף תווית חדשה עמדו עם העכבר על התפריט הצדדי ובחרו בתחתית התפריט ב- "צור תווית חדשה".
במידה ולא מוצג לכם התפריט במלואו לחצו על כפתור "עוד".

gmail-add-label-1

במסך שנפתח הזינו את שם התווית ולסיום בחרו ב- "צור".gmail-add-label-2

תוכלו ליצור תוויות בכל נושא הרלוונטי אליכם: תוויות עבור קורסים, חוגים, מסלולים וכיו"ב.
בהמשך המדריך נדגים כיצד ניתן לשייך תוויות להודעות ואף נלמד כיצד להגדיר חוקים שיעשו זאת עבורכם באופן אוטומטי.

2. שיוך תוויות להודעות

כדי לשייך תווית עבור הודעת דוא"ל עליכם לסמן תחילה את ההודעות שעליהם תרצו להכיל תווית בודדת או מספר תוויות.
נאמר שאני מרצה בחוג למדעי החברה וארצה לשייך את תווית החוג להודעת דוא"ל אחת או יותר. תחילה אסמן בריבוע שליד ההודעות הרלוונטיות את ההודעות שעליהם ארצה לסמן תווית זו:

gmail-add-label-to-message-1

לאחר מכן, לחצו בסרגל הכלים העליון על אייקון התווית כפי שמופיע בתמונה:

gmail-add-label-to-message-3

בתפריט שנפתח בחרו בתגית – "החוג למדעי החברה" ולחצו על "החל" 

gmail-add-label-to-message-4

במידה והתווית אותה אתם מעוניינים לשייך לא מופיעה באפשרותך ללחוץ על "צור חדש" כדי להוסיף תווית חדשה.

gmail-add-label-to-message-5

כעת נוכל להציג בצורה נוחה את ההודעות המשויכות לתגית מסוימת על ידי לחיצה על שם התגית בתפריט הצדדי

gmail-add-label-to-message-6

3. יצירת פילטרים אוטומטיים

אחד מהכלים השימושים ביותר ב- Gmail הוא האפשרות ליצור פילטרים על הודעות בתיבת הדואר ועל ידי כך לשייך באופן אוטומטי תגיות להודעות על פי חוקים אותם הגדרנו מראש.

תחילה, נכנס למסך ההגדרות על ידי לחיצה על כפתור גלגל השיניים בצד השמאלי העליון של המסך ונבחר בהגדרות

gmail-filter-1

בחלון ההגדרות נבחר בלשונית "מסננים"

gmail-filter-2

נלחץ על "צור מסנן חדש" 

gmail-filter-3

במסך שנפתח נוכל לקבוע את הגדרות המסנן. המסנן יכול לעבוד על מספר מאפיינים לבחירתכם.
נניח ונרצה שכל הודעות הדוא"ל שלנו השייכות למכללת אורנים יקבלו באופן אוטומטי את התגית "מכללת אורנים". בשדה – "כולל את המילים" נכתוב מכללת אורנים או אורנים ונלחץ על "צור מסנן מחיפוש זה".  

gmail-filter-4

לאחר מכן נקבע את הפעולות שנרצה שיבוצעו באופן אוטומטי על ההודעות העונות על הגדרת המסנן. בדוגמה שלנו נרצה לשייך את התווית "אורנים" להודעות הקשורות למכללה ולכן נסמן את – "החל את התווית" ונבחר את התווית "אורנים" מרשימת התווית. לסיום, נלחץ על "צור מסנן"  

gmail-filter-5

 

בהצלחה, 

logo-it

 

 

2017-11-06T08:59:47+00:00